Na czym polega identyfikacja klienta?
Identyfikacja klienta w ramach stosowania środków bezpieczeństwa finansowego polega na podaniu przez niego danych osobowych:
- osoby fizycznej:
- imienia i nazwiska,
- obywatelstwa,
- numeru PESEL lub daty urodzenia jeśli nie nadano numeru PESEL, oraz państwa urodzenia,
- serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby,
- adresu zamieszkania jeśli instytucja finansowa posiada taką informację,
- nazwy firmy, numeru NIP oraz adresu głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą,
- osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej:
- nazwy firmy,
- formy organizacyjnej,
- adresu siedziby lub prowadzenia działalności,
- numeru NIP, a w przypadku braku takiego numeru – państwa rejestracji, rejestru handlowego oraz numeru i daty rejestracji,
- danych identyfikacyjnych osoby reprezentującej.
W przypadku osób prawnych oraz trustów ustala się dane osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta w zakresie jej tożsamości i umocowania do działania.
Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego według ustawy z 2021 r. polega na ustaleniu obowiązkowo jedynie imienia i nazwiska.
W jaki sposób następuje weryfikacja klienta?
Identyfikacja klienta wymaga zweryfikowania przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy zawierana jest umowa o prowadzenie rachunku bankowego, rachunku papierów wartościowych lub rachunku zbiorczego pod warunkiem, że identyfikacja i weryfikacja danych klienta (i beneficjenta rzeczywistego) zostaną zakończone przed przeprowadzeniem transakcji z wykorzystaniem tych rachunków.
Zgodnie z art. 37 ustawy do weryfikacji uzyskanych danych klienta wymagane jest potwierdzenie:
- w przypadku osoby fizycznej dokumentem tożsamości tej osoby,
- w przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, dokumentem zawierającym aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru lub przy pomocy aktu notarialnego potwierdzającego umocowanie osoby do reprezentowania podmiotu.
Instytucje finansowe mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klientów i osób upoważnionych do działania w ich imieniu oraz sporządzać ich kopie.
Instytucja finansowa może zweryfikować dane innymi dokumentami, ewentualnie danymi lub informacjami, ale pod warunkiem, że pochodzą z wiarygodnego i niezależnego źródła.
Rozwój technologiii cyfrowych umożliwia również weryfikację tożsamości w formie elektronicznej (profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym) zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych zwanym Rozporządzeniem eIDAS. Ma to szczególne znaczenie w przypadku, gdy klient nie jest obecny osobiście przy zawieraniu umowy lub dokonywaniu transakcji.
Przykładowo, przy zawieraniu umowy o prowadzenie rachunku bankowego stosowane są nowoczesne formy polegające na weryfikacji klienta za pomocą w/w form elektronicznych, profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Część banków stosuje rozwiązanie w postaci “wideoweryfikacji”, gdzie pracownik banku weryfikuje okazane przez klienta dokumenty w trakcie wideorozmowy m.in. porównując zdjęcie w dokumencie z osobą, z którą rozmawia. Innym sposobem weryfikacji klienta jest transakcja, np. na kwotę 1 zł, za pomocą przelewu bankowego z rachunku tego samego klienta prowadzonego w innym banku, gdzie weryfikowane są dane nadawcy przelewu (imię, nazwisko, adres), które muszą być identyczne z podanymi przy zakładaniu konta. Tego typu sposoby często służą jako dodatkowy element weryfikacji do okazanego, często w formie załączonego do wniosku, skanu dokumentu tożsamości.
