Raportowanie transakcji do GIIF Generalnego Inspektora Informacji Finansowej

Zwalczanie prania pieniędzy i finansowania terroryzmu (AML) stanowi kluczowy element bezpieczeństwa finansowego każdego państwa. W Polsce, ramy prawne regulujące ten obszar są określone w Ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Niniejsza analiza ma na celu dogłębne omówienie obowiązku raportowania transakcji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) w świetle tej ustawy.

Obowiązek raportowania transakcji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu nakłada obowiązek raportowania określonych transakcji finansowych na szeroki zakres podmiotów, zwanych instytucjami obowiązanymi.

Transakcje podlegające raportowaniu do GIIF

Transakcje ponadprogowe i podejrzane to dwa rodzaje transakcji, które wymagają raportowania do GIIF. Instytucje obowiązane mają obowiązek przekazywać informacje o transakcjach w następujących przypadkach:

• Gdy istnieją okoliczności wskazujące na podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, niezależnie od wartości transakcji.
• Transakcje bezgotówkowe, których równowartość przekracza 15 000 euro.
• Czynności notarialne, których równowartość przekracza 15 000 euro.
• Transakcje kupna lub sprzedaży wartości dewizowych, których równowartość przekracza 15 000 euro.

Raportowanie transakcji podejrzanych do GIIF

Transakcje podejrzane to transakcje, co do których instytucja obowiązana ma uzasadnione podejrzenie, że mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu. W takim przypadku instytucja obowiązana ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić o tym GIIF.

Zgodnie z art. 86 ustawy, zawiadomienie to powinno być przekazane za pomocą środków komunikacji elektronicznej i zawierać m.in. informacje o kliencie, transakcji i okolicznościach budzących podejrzenia. W przypadku uznania przez GIIF, że transakcja może mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, GIIF wydaje instytucji obowiązanej żądanie wstrzymania transakcji lub blokady rachunku.

Należy pamiętać, że informacje o transakcjach podejrzanych raportuje się niezależnie od ich wartości, podczas gdy w przypadku transakcji ponadprogowych obowiązek raportowania powstaje po przekroczeniu określonego progu.

Raportowanie transakcji ponadprogowych do GIIF

Transakcje o wartości powyżej określonego limitu, zwane transakcjami ponadprogowymi, są jednym z kluczowych elementów systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w Polsce.

Zgodnie z art. 72 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, instytucje obowiązane mają obowiązek raportowania do GIIF informacji o transakcjach, których wartość przekracza określony próg. Informacje te powinny zawierać m.in. dane identyfikacyjne klienta, kwotę i walutę transakcji, jej rodzaj i tytuł. Art. 73 ustawy dopuszcza przekazywanie informacji o transakcjach ponadprogowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Próg ten wynosi 15 000 euro i jest stosowany bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane.

Do transakcji ponadprogowych, które podlegają obowiązkowi raportowania, należą m.in.:

• Przyjęte wpłaty lub dokonane wypłaty środków pieniężnych,
• Wykonane transfery środków pieniężnych, z wyłączeniem niektórych transakcji, np. transferów pomiędzy rachunkami tego samego klienta w tej samej instytucji obowiązanej,
• Transfery środków pieniężnych spoza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na rzecz odbiorcy, którego dostawcą usług płatniczych jest instytucja obowiązana,
• Transakcje kupna lub sprzedaży wartości dewizowych lub pośredniczenie w takiej transakcji,
• Czynności notarialne.

Istnieją jednak pewne wyjątki od tego obowiązku. Zgodnie z ustawą nie podlegają raportowaniu:

• transfery środków pieniężnych pomiędzy rachunkiem płatniczym a rachunkiem lokaty terminowej, które należą do tego samego klienta w tej samej instytucji obowiązanej;
• krajowe transfery środków pieniężnych z innej instytucji obowiązanej;
• transakcje związane z gospodarką własną instytucji obowiązanej, które zostały przeprowadzone przez instytucję obowiązaną we własnym imieniu i na własną rzecz, w tym transakcje zawarte na rynku międzybankowym;
• transakcje przeprowadzone w imieniu lub na rzecz jednostek sektora finansów publicznych;
• transakcje przeprowadzone przez bank zrzeszający banki spółdzielcze, jeżeli informacja o transakcji została przekazana przez zrzeszony bank spółdzielczy.

Raportowanie przewłaszczenia na zabezpieczenie wartości majątkowych

Przewłaszczenie na zabezpieczenie wartości majątkowych jest jedną z transakcji, która jest wyłączona z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF), jeśli jej równowartość przekracza 15 000 euro. Wyłączenie to dotyczy jednak tylko sytuacji, gdy przewłaszczenie zostało dokonane na czas trwania umowy przewłaszczenia z instytucją obowiązaną.

Należy pamiętać, że wyłączenia z obowiązku raportowania transakcji nie oznaczają, że instytucje obowiązane nie muszą stosować środków bezpieczeństwa finansowego w odniesieniu do tych transakcji.

W przypadku przewłaszczenia na zabezpieczenie, instytucja obowiązana nadal musi przeprowadzić ocenę ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu oraz zastosować odpowiednie środki bezpieczeństwa finansowego, jeśli ocena ryzyka wykaże, że istnieje takie ryzyko.

Terminy raportowania informacji do GIIF

Termin raportowania informacji o transakcjach ponadprogowych do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, o których mowa w art. 72 ustawy, wynosi 7 dni od ich przeprowadzenia.

Do obliczania terminu stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego (kpa). Zgodnie z art. 57 kpa, nie uwzględnia się dnia, w którym doszło do zdarzenia podlegającego raportowaniu, a liczenie terminu rozpoczyna się od dnia następnego. Przykładowo, jeśli transakcja została wykonana 13 stycznia 2025 r., to termin do zaraportowania upłynie 20 stycznia o godzinie 23:59:59.

Jeżeli koniec terminu raportowania przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę, termin ten upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.

Instytucje obowiązane mają obowiązek niezwłocznie zawiadomić Generalnego Inspektora o uzasadnionym podejrzeniu, że dana transakcja lub wartości majątkowe będące przedmiotem transakcji, mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu. Obowiązek ten powstaje niezależnie od wartości transakcji.

W przypadku transakcji, co do której instytucja obowiązana ma obowiązek zawiadomić GIIF przed jej przeprowadzeniem, termin „niezwłocznie” oznacza czas nie dłuższy niż 24 godziny od momentu powzięcia uzasadnionego podejrzenia.

Terminy raportowania są ściśle określone w ustawie i zależą od rodzaju transakcji. Należy podkreślić, że terminowe raportowanie ma kluczowe znaczenie dla skuteczności systemu AML. Opóźnienia w przekazywaniu informacji do GIIF mogą skutkować nałożeniem kar administracyjnych na instytucję obowiązaną i odpowiedzialnością karną wyznaczonej osoby.

Sposoby przekazywania informacji do GIIF

Informacje, o których mowa w art. 72 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, mogą być przekazywane za pośrednictwem podmiotów pośredniczących.

Korzystanie z pośrednictwa tych podmiotów nie zwalnia instytucji obowiązanej z odpowiedzialności za przekazanie informacji do GIIF.

Przekazywanie informacji może odbywać się:

• za pomocą środków komunikacji elektronicznej,
• za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

W przypadku przekazania informacji drogą elektroniczną instytucja obowiązana:

• musi je zaszyfrować,
• ma obowiązek przekazania papierowej kopii informacji do GIIF, jeżeli nie zostały one opatrzone podpisem ani pieczęcią elektroniczną.

Dodatkowe informacje dotyczące przekazywania informacji:

• Opis sposobu szyfrowania jest udostępniany na stronie internetowej, której identyfikator URI jest zamieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na stronie internetowej systemu teleinformatycznego.
• Papierowa kopia informacji lub formularza identyfikującego jest doręczana:
  • przez pracownika instytucji obowiązanej,
  • za pośrednictwem operatora pocztowego przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, w zamkniętym opakowaniu z dopiskiem „w kancelarii nie otwierać”.
• Urzędowe poświadczenie odbioru informacji o transakcjach i formularza identyfikującego jest wydawane za pomocą systemu teleinformatycznego.

W przypadku stwierdzenia błędów w dostarczonych informacjach, instytucja obowiązana ma obowiązek przekazać GIIF skorygowane dane w terminie 7 dni od dnia ich ujawnienia. Dane te powinny być dostarczone przy wykorzystaniu takiego samego nośnika informacji, jakiego użyto do przekazu korygowanej informacji.

Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji rejestru transakcji GIIF

Ustawa nakłada na instytucje obowiązane obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej transakcji i stosunków gospodarczych z klientami. Art. 49 ustawy precyzuje rodzaje dokumentacji, którą instytucja obowiązana musi przechowywać, oraz określa terminy jej przechowywania.

Instytucje obowiązane muszą przechowywać:

• Kopie dokumentów i informacje uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, w tym informacje uzyskane za pomocą środków identyfikacji elektronicznej, przez 5 lat od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem lub od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej.
• Dowody potwierdzające przeprowadzone transakcje i ewidencje transakcji, obejmujące oryginalne dokumenty lub ich kopie, niezbędne do identyfikacji transakcji, przez 5 lat od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem lub od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej.
• Wyniki analiz transakcji przeprowadzanych w ramach bieżącego monitorowania stosunków gospodarczych klienta, przez 5 lat od dnia ich przeprowadzenia.

Dodatkowe informacje o przechowywaniu dokumentacji:

• Generalny Inspektor może, w uzasadnionych przypadkach, przedłużyć termin przechowywania dokumentacji.
• Dokumentacja powinna być przechowywana w sposób zapewniający jej bezpieczeństwo i poufność. Instytucja obowiązana powinna wdrożyć odpowiednie procedury w tym zakresie.
• Ustawa nie precyzuje formy, w jakiej dokumentacja ma być przechowywana. Może to być forma papierowa lub elektroniczna.

Tajemnica bankowa a obowiązek raportowania

Zasada zachowania tajemnicy bankowej stanowi fundamentalny element ochrony prywatności klientów instytucji finansowych. Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu przewiduje jednak wyjątki od tej zasady w kontekście AML. Instytucje obowiązane są uprawnione do ujawnienia informacji objętych tajemnicą bankową, jeżeli jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku raportowania transakcji do GIIF. 

Jednocześnie, ustawa nakłada na instytucje obowiązane obowiązek ochrony danych osobowych w procesie raportowania. Informacje przekazywane do GIIF powinny być przetwarzane zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

Sankcje za nieprzestrzeganie obowiązków raportowania AML

Nieprzestrzeganie przepisów AML wiąże się z surowymi sankcjami. Instytucje obowiązane, które nie dopełniają obowiązków raportowania, podlegają karom administracyjnym. Wysokość kar zależy od charakteru naruszenia i może sięgać nawet równowartości 5 000 000 euro lub 10% obrotu instytucji. 

Oprócz kar administracyjnych, za naruszenie przepisów ustawy AML grozi również odpowiedzialność karna.

Zgodnie z art. 171 ustawy:

• Kto, wbrew przepisom ustawy, nie przekazuje Generalnemu Inspektorowi zawiadomienia o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, lub obowiązku przekazania Generalnemu Inspektorowi zawiadomienia o powzięciu uzasadnionego podejrzenia, że określona transakcja lub wartości majątkowe będące przedmiotem tej transakcji mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu,
• Kto przekazuje Generalnemu Inspektorowi nieprawdziwe lub zataja prawdziwe dane dotyczące transakcji, rachunków lub osób,

podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.

Podsumowanie

Raportowanie transakcji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej stanowi kluczowy element skuteczności systemu AML w Polsce. Instytucje obowiązane muszą ściśle przestrzegać przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w tym terminowo i rzetelnie raportować podejrzane transakcje. Współpraca instytucji obowiązanych z GIIF oraz ciągłe doskonalenie procedur AML ma zasadnicze znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa finansowego państwa

Najczęściej zadawane pytania – Raportowanie transakcji do GIIF