Adres do e-Doręczeń – Obowiązkowe e-Doręczenia dla firm i urzędów od 2025 – Jak się przygotować?

System e-Doręczeń to przełomowe rozwiązanie, które stopniowo staje się standardem w komunikacji z instytucjami publicznymi, firmami i osobami fizycznymi. Usługa ta, będąca elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, ma na celu usprawnienie i uproszczenie wymiany korespondencji, a także zapewnienie jej bezpieczeństwa i wiarygodności. e-Doręczenia są równoważne prawnie z tradycyjnymi przesyłkami, co oznacza, że mogą być wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym.

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń objął lub obejmie w najbliższym czasie następujące grupy:

• Podmioty publiczne,
• Firmy zarejestrowane w KRS i CEIDG,
• Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, takie jak adwokaci, notariusze czy radcy prawni.

Korzyści płynące z e-Doręczeń: Oszczędność czasu, pieniędzy i zasobów naturalnych

W erze cyfrowej transformacji, e-Doręczenia stają się kluczowym elementem nowoczesnej i efektywnej komunikacji. Wdrażanie tego systemu to nie tylko odpowiedź na wymogi prawne, ale przede wszystkim szansa na osiągnięcie szeregu korzyści dla obywateli, firm i środowiska naturalnego:

Dla obywateli:

• Eliminacja konieczności wizyt na poczcie i oczekiwania w kolejkach.
• Możliwość odbierania i wysyłania korespondencji urzędowej online o dowolnej porze i z dowolnego miejsca, pod warunkiem dostępu do Internetu.
• Szybsze załatwianie spraw urzędowych dzięki sprawnej i natychmiastowej wymianie informacji.
• Bezpłatna korespondencja z urzędami.

Dla firm:

• Znaczące usprawnienie procesów administracyjnych i redukcja biurokracji.
• Obniżenie kosztów związanych z drukowaniem, wysyłaniem i przechowywaniem tradycyjnej korespondencji.
• Wzrost bezpieczeństwa i kontroli nad dokumentacją firmową.
• Kształtowanie wizerunku nowoczesnej i ekologicznie odpowiedzialnej firmy.

Dla środowiska:

• Zmniejszenie zużycia papieru, co przekłada się na ochronę lasów.
• Ograniczenie emisji CO2 dzięki redukcji transportu i zużycia energii.

Dodatkowo, e-Doręczenia to bezpieczna forma komunikacji. Przesłane dokumenty pozostają nienaruszone, a użytkownik może pobrać prawnie ważne dowody na to, kto i kiedy je wysłał i odebrał. Platforma e-Doręczeń gwarantuje jednoznaczną identyfikację nadawcy i odbiorcy, co minimalizuje ryzyko oszustw i podszywania się pod inną osobę.

Podstawa prawna adresów do doręczeń elektronicznych

Podstawę prawną funkcjonowania systemu e-Doręczeń w Polsce stanowią:

• Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (UoDE) (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045) – Ustawa ta reguluje zasady funkcjonowania publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) oraz publicznej usługi hybrydowej (PUH), a także określa prawa i obowiązki podmiotów publicznych i niepublicznych w zakresie korzystania z e-Doręczeń.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (eIDAS) – Rozporządzenie to ustanawia ramy prawne dla usług zaufania, w tym usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego, w całej Unii Europejskiej.

Wprowadzenie e-Doręczeń jest częścią szerszego procesu cyfryzacji administracji publicznej w Polsce i ma na celu usprawnienie komunikacji między urzędami, obywatelami i przedsiębiorcami.

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń – harmonogram wdrożenia

Korzystanie z e-Doręczeń jest obowiązkowe dla wszystkich podmiotów publicznych oraz firm zarejestrowanych w KRS i CEiDG, a także dla osób wykonujących tzw. zawody zaufania publicznego. Obowiązek ten będzie wdrażany stopniowo, zgodnie z harmonogramem przedstawionym w ustawie o doręczeniach elektronicznych.

Wdrożenie e-Doręczeń dla podmiotów publicznych

Głównym terminem wdrożenia e-Doręczeń dla większości podmiotów publicznych jest 1 stycznia 2025 r.

Wdrożenie e-Doręczeń dla podmiotów niepublicznych

Różne kategorie podmiotów niepublicznych mają różne terminy wdrożenia e-Doręczeń:

• Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego: adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz:
  • termin: 1 stycznia 2025 r. 
• Podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r.:
  • termin: 1 stycznia 2025 r. 
• Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r.:
  • termin: 1 kwietnia 2025 r.
• Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG):
  • termin: 1 stycznia 2025 r.
• Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.:
  • termin: 1 lipca 2025 r. 
• Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r.:
  • termin: 1 października 2026 r.

Wdrożenie e-Doręczenia dla obywateli

Korzystanie z e-Doręczeń przez obywateli nie jest obowiązkowe. Jednakże, wdrażanie systemu e-Doręczeń ma na celu usprawnienie komunikacji między urzędami, obywatelami i przedsiębiorcami. W związku z tym, obywatele są zachęcani do zakładania adresów i skrzynek e-Doręczeń na platformach takich jak edoreczenia.gov.pl lub mObywatel.gov.pl.

e-Doręczenia oferują obywatelom wiele korzyści:

• Szybkość i wygoda: Listy z urzędów można odbierać online bez konieczności wychodzenia z domu i oczekiwania na listonosza.
• Oszczędność czasu i pieniędzy: e-Doręczenia skracają czas załatwiania spraw urzędowych, eliminując konieczność wizyt w urzędach i na poczcie. Korespondencja z urzędami za pośrednictwem e-Doręczeń jest bezpłatna.
• Bezpieczeństwo i pewność: System e-Doręczeń gwarantuje, że korespondencja trafi do właściwej osoby, a jej treść nie zostanie zmieniona w trakcie przesyłania. 
• Dostępność: Do korespondencji można uzyskać dostęp z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, o ile jest połączenie z internetem. 
• Brak awiz i kolejek: e-Doręczenia eliminują konieczność stania w kolejkach na poczcie po odbiór listów poleconych.
• Śledzenie statusu przesyłek: Można na bieżąco monitorować status swoich przesyłek.
• Mobilność: Korespondencja będzie docierać do adresata nawet po zmianie adresu zamieszkania.

Skrzynki do doręczeń elektronicznych dla obywateli założone od 1 marca 2025 roku nie mają okresu ważności. Skrzynki założone po 1 marca 2022 roku staną się automatycznie bezterminowe, natomiast te założone przed 1 marca 2022 roku wymagają przedłużenia.

Rejestracja i aktywacja konta w systemie e-Doręczeń: Instrukcja krok po kroku

Aby rozpocząć korzystanie z e-Doręczeń, należy założyć adres i skrzynkę w systemie. Można skorzystać z usług Operatora Wyznaczonego, którym jest Poczta Polska (usługa ta jest bezpłatna i dostępna dla wszystkich) lub wybrać ofertę komercyjnego dostawcy usług KDU (opcja ta może być atrakcyjna dla firm poszukujących rozszerzonych funkcjonalności lub indywidualnego podejścia). Listę kwalifikowanych dostawców można znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Cyfryzacji:

• Asseco Data Systems S.A. 
• Autenti sp. z o.o.
• KFJ Inwestycje Sp. z o.o. 
• Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.

Wybór między operatorem wyznaczonym a komercyjnym dostawcą usług zależy od indywidualnych potrzeb i preferencji. Dla osób fizycznych i małych firm bezpłatna usługa operatora wyznaczonego może być wystarczająca. Natomiast większe przedsiębiorstwa, poszukujące rozszerzonych funkcjonalności lub indywidualnego podejścia, mogą skorzystać z oferty komercyjnego dostawcy usług. Komercyjni dostawcy usług mogą pobierać opłaty za swoje usługi.

W obu przypadkach proces rejestracji przebiega podobnie:

• Wypełnienie wniosku online, w którym należy podać dane osobowe lub firmowe, a także opcjonalnie wskazać administratora skrzynki.
• Podpisanie wniosku za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub e-dowodu.
• Aktywacja skrzynki po otrzymaniu wiadomości e-mail z linkiem aktywacyjnym. W tym kroku należy również zapoznać się z regulaminem świadczenia usług.

Wpis adresu do bazy adresów elektronicznych (BAE) skutkuje automatycznym zawarciem umowy z Pocztą Polską na świadczenie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publicznej usługi hybrydowej (PUH).

W przypadku podmiotów publicznych oraz podmiotów niepublicznych niebędących osobami fizycznymi obowiązkiem jest wyznaczenie administratora skrzynki doręczeń. Podmiot niepubliczny będący osobą fizyczną jest uprawniony do wyznaczenia administratora skrzynki.

Bezpieczeństwo i poufność danych w systemie e-Doręczeń: Gwarancja ochrony Twojej prywatności

System e-Doręczeń został zaprojektowany z naciskiem na bezpieczeństwo i ochronę danych użytkowników. Stosuje się w nim zaawansowane metody szyfrowania i uwierzytelniania, zapewniające poufność i integralność przesyłanej korespondencji:

• Szyfrowanie uniemożliwia odczytanie treści wiadomości przez osoby nieupoważnione.
• Uwierzytelnianie potwierdza tożsamość nadawcy i odbiorcy, minimalizując ryzyko oszustw i podszywania się pod inną osobę.

Dodatkowo, w systemie e-Doręczeń obowiązują procedury weryfikacji tożsamości, zarówno na etapie zakładania konta, jak i podczas wysyłania i odbierania korespondencji.

Usługa jest zabezpieczona tak, aby nikt nie mógł zmienić treści korespondencji w drodze między nadawcą a odbiorcą.

Aby zapewnić maksymalną ochronę danych, warto stosować się do kilku podstawowych zasad bezpieczeństwa:

• Tworzenie silnych i unikalnych haseł do skrzynki e-Doręczeń.
• Regularna zmiana hasła.
• Korzystanie z programów antywirusowych i zapory sieciowej na komputerze i urządzeniach mobilnych.
• Zachowanie ostrożności przy otwieraniu wiadomości i załączników od nieznanych nadawców.

e-Doręczenia w praktyce: Porady dla firm i przedsiębiorców

Firmy, które chcą w pełni wykorzystać potencjał e-Doręczeń, powinny rozważyć wdrożenie następujących praktyk:

• Integracja systemu e-Doręczeń z wewnętrznym systemem EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentami). Takie połączenie pozwala na automatyzację obiegu dokumentów, usprawniając procesy administracyjne i redukując ryzyko błędów. 
• Korzystanie z funkcji masowej wysyłki wiadomości, co jest szczególnie przydatne w przypadku wysyłania dużej ilości korespondencji do klientów, kontrahentów lub pracowników.
• Ustanowienie jasnych procedur zarządzania uprawnieniami do skrzynki e-Doręczeń, określając, kto ma dostęp do korespondencji i jakie operacje może wykonywać.
• Weryfikacja i aktualizacja danych firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), aby zapewnić prawidłowe działanie automatycznych wpisów do Bazy Adresów Elektronicznych. 
• Informowanie kontrahentów i klientów o korzystaniu z e-Doręczeń, aby usprawnić wymianę korespondencji i uniknąć problemów z doręczeniem.
• Monitorowanie zmian w przepisach dotyczących e-Doręczeń, aby na bieżąco dostosowywać procedury i systemy do aktualnych wymogów prawnych.

Dodatkowo, warto:

• Zapewnić szkolenia dla pracowników z zakresu obsługi systemu e-Doręczeń, aby usprawnić korzystanie z platformy i zminimalizować ryzyko błędów.
• Regularnie tworzyć kopie zapasowe korespondencji przechowywanej w skrzynce e-Doręczeń, aby zabezpieczyć się przed utratą danych.
• Korzystać z dodatkowych usług oferowanych przez operatorów e-Doręczeń, takich jak powiadamiania SMS o nowej korespondencji, czy integracja z systemami CRM.

Pamiętaj, że e-Doręczenia to nie tylko obowiązek, ale przede wszystkim szansa na usprawnienie procesów w firmie, oszczędność czasu i pieniędzy, a także budowanie pozytywnego wizerunku nowoczesnego przedsiębiorstwa.

ePUAP a e-Doręczenia: Koniec jednej ery, początek drugiej

Platforma ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) stopniowo zostanie wycofana z funkcji korespondencyjnych, a jej rolę przejmie system e-Doręczeń. Dane zgromadzone na ePUAP zostaną zmigrowane do nowego systemu, zapewniając ciągłość komunikacji.

Doręczenie korespondencji nadanej przez osobę fizyczną lub podmiot niebędący podmiotem publicznym, będące użytkownikami konta w ePUAP, do podmiotu publicznego posiadającego elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP, w ramach usługi udostępnianej w ePUAP, jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do dnia 31 grudnia 2025 r. 

e-Doręczenia, jako platforma o szerszym zakresie funkcjonalności, mają szansę stać się centralnym punktem dostępu do usług administracji publicznej. System e-Doręczeń zastąpi korespondencję przez Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP) Pozostałe usługi ePUAP będą stopniowo zastępowane w ramach innych projektów. 

Przyszłość e-Doręczeń: Innowacyjne rozwiązania na miarę cyfrowej rzeczywistości

System e-Doręczeń będzie stale rozwijany, a jego funkcjonalności będą poszerzane o nowe możliwości. Możliwe kierunki rozwoju to m.in.:

• Integracja z innymi usługami administracji publicznej, tworząc spójny i łatwy w obsłudze ekosystem e-usług.
• Wykorzystanie sztucznej inteligencji do automatyzacji procesów, np. klasyfikacji dokumentów, rozpoznawania mowy czy tłumaczenia.

e-Doręczenia wpłyną na przyspieszenie cyfryzacji administracji i spowodują wzrost znaczenia e-usług w życiu obywateli i działalności firm. Szybszy i łatwiejszy dostęp do usług publicznych przyczyni się do oszczędności czasu i pieniędzy, a także zwiększy zadowolenie użytkowników.

Podsumowanie: e-Doręczenia to inwestycja w przyszłość

Wprowadzenie e-Doręczeń to ważny krok w kierunku budowy nowoczesnej, efektywnej i przyjaznej dla środowiska administracji publicznej. System ten oferuje szereg korzyści zarówno dla obywateli, jak i firm, ułatwiając im codzienne funkcjonowanie i otwierając nowe możliwości.

Zachęcam do założenia skrzynki e-Doręczeń już dziś i dołączenia do grona użytkowników korzystających z zalet cyfrowej komunikacji.

Najczęściej zadawane pytania – Adres do e-Doręczeń