Biuro Usług Płatniczych: Rejestr i nadzór usług płatniczych przez Komisję Nadzoru Finansowego

Biura Usług Płatniczych (BUP) odgrywają istotną rolę w świadczeniu usług przekazu pieniężnego. Podlegając ścisłym regulacjom i nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego (KNF), BUP stanowią integralną część krajowego systemu płatniczego. Niniejszy artykuł ma na celu kompleksowe przedstawienie kwestii związanych z rejestracją i nadzorem działalności BUP przez KNF, dostarczając kluczowych informacji dla podmiotów zainteresowanych tą formą działalności oraz dla ogółu odbiorców korzystających z usług płatniczych. 

Definicja i podstawy prawne działalności Biura Usług Płatniczych

Biuro usług płatniczych jest podmiotem wpisanym do rejestru dostawców usług płatniczych i wydawców pieniądza elektronicznego prowadzonego przez KNF. Uprawnienie BUP ogranicza się wyłącznie do świadczenia usługi przekazu pieniężnego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Należy jednak zaznaczyć, że BUP ma możliwość prowadzenia dodatkowej działalności gospodarczej, stając się tzw. hybrydowym biurem usług płatniczych.

Zgodnie z ustawą z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, biuro usług płatniczych definiuje się jako osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wpisaną do rejestru biur usług płatniczych. Wpis do rejestru prowadzonego przez KNF jest obligatoryjnym warunkiem prowadzenia działalności jako BUP. Działalność BUP jest zatem działalnością regulowaną.

Ustawa przewiduje również możliwość działania BUP poprzez agentów, będących osobami fizycznymi, prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi bez osobowości prawnej, działającymi w imieniu i na rzecz BUP w zakresie świadczenia usług płatniczych. BUP może również tworzyć oddziały, które stanowią wyodrębnione i samodzielne organizacyjnie części działalności prowadzonej poza siedzibą BUP, przy czym również one mogą funkcjonować wyłącznie na terytorium Polski. Dane dotyczące agentów i oddziałów są publicznie dostępne w rejestrze dostawców usług płatniczych i wydawców pieniądza elektronicznego.

Zakres działalności Biura Usług Płatniczych

Podstawową i jedyną usługą płatniczą, do świadczenia której uprawnione jest BUP, jest usługa przekazu pieniężnego. Niemniej jednak, BUP ma możliwość rozszerzenia swojej działalności o inne obszary, stając się podmiotem hybrydowym. Działalność ta może obejmować:

• Świadczenie usług ściśle powiązanych z usługami płatniczymi:
  • Usługi wymiany walut.
  • Usługi bezpiecznego przechowywania środków pieniężnych przekazanych w celu wykonania transakcji płatniczej.
  • Usługi przechowywania i przetwarzania danych.
• Prowadzenie systemów płatności.
• Prowadzenie innej działalności gospodarczej.

Warunki rozpoczęcia działalności jako BUP

Przed rozpoczęciem działalności, podmiot ubiegający się o wpis do rejestru BUP musi spełnić określone warunki:

• Posiadanie rozwiązań organizacyjnych pozwalających na:
  • Wyliczanie całkowitej miesięcznej kwoty transakcji płatniczych.
  • Wykonywanie obowiązków związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu zgodnie z ustawą z dnia 1 marca 2018 r..
• Osoba zarządzająca BUP nie może być prawomocnie skazana za określone przestępstwa, w tym przeciwko obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, przestępstwo z art. 165a Kodeksu karnego, przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej, a także przestępstwo skarbowe.
• Posiadanie programu działalności i planu finansowego na pierwsze 12 miesięcy działalności jest wymagane, jednak dokumenty te nie muszą być dołączane do wniosku o wpis do rejestru.

Proces rejestracji Biura Usług Płatniczych

Wpis do rejestru BUP dokonywany jest na podstawie pisemnego wniosku przedsiębiorcy składanego do KNF. Przed złożeniem wniosku, wnioskodawca powinien zapoznać się z warunkami prowadzenia działalności, wymogami oraz opłatami związanymi z rejestracją i nadzorem.

Do wniosku o wpis należy dołączyć:

• Pisemny wniosek przedsiębiorcy zawierający dane określone w art. 136 pkt 2–4 ustawy o usługach płatniczych.
• Oświadczenie wnioskodawcy o kompletności i zgodności danych oraz znajomości i spełnianiu warunków prowadzenia działalności BUP. Oświadczenie to zawiera klauzulę o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
• Informacje o danych kontaktowych dla celów sprawowania nadzoru przez KNF.
• Dowód uiszczenia opłaty skarbowej za wpis. Aktualne dane do przelewu opłaty skarbowej można znaleźć na stronie KNF. Opłata za wpis nie może przekroczyć równowartości 1500 euro.
• Dokument pełnomocnictwa (jeśli dotyczy) wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa w wysokości 17 zł.

Wniosek można złożyć:

• Pocztą tradycyjną na adres Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego (ul. Piękna 20, 00-549 Warszawa). Adres korespondencyjny to również ul. Piękna 20, 00-549 Warszawa, skrytka pocztowa 419.
• Osobiście w siedzibie KNF (Kancelaria).

Termin rozpatrzenia wniosku wynosi 3 miesiące od dnia wpływu kompletnego wniosku. W przypadku konieczności uzupełnienia wniosku, KNF może wezwać przedsiębiorcę do jego uzupełnienia, co powoduje, że termin ten biegnie od dnia wpływu uzupełnienia.

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, KNF dokonuje wpisu BUP do rejestru. Rejestr jest jawny i dostępny na stronie internetowej KNF. Z dniem wpisu, BUP może rozpocząć prowadzenie działalności. KNF z urzędu wydaje i wysyła zaświadczenie o dokonaniu wpisu.

KNF może odmówić wpisu do rejestru w przypadku niekompletności wniosku i nieuzupełnienia go w wyznaczonym terminie, a także w sytuacji, gdy dane zawarte we wniosku są niezgodne ze stanem faktycznym. Odmowa wpisu jest obligatoryjna, jeżeli wydano prawomocne orzeczenie zakazujące przedsiębiorcy wykonywania działalności objętej wpisem lub jeżeli BUP zostało wykreślone z rejestru w ciągu 3 lat poprzedzających złożenie wniosku z powodu złożenia oświadczenia niezgodnego ze stanem faktycznym lub rażącego naruszenia warunków wykonywania działalności.

Podstawowe obowiązki Biura Usług Płatniczych w trakcie działalności

Po uzyskaniu wpisu do rejestru, na BUP spoczywają liczne obowiązki, mające na celu zapewnienie prawidłowości i bezpieczeństwa świadczonych usług oraz ochronę interesów użytkowników. Do kluczowych obowiązków należą:

• Średnia całkowitej kwoty transakcji płatniczych z poprzednich 12 miesięcy wykonanych przez BUP (włączając agentów) nie może przekraczać 500 000 euro miesięcznie.
• Kwota pojedynczej transakcji płatniczej wykonanej przez BUP (włączając agentów) nie może przekraczać 2 500 euro.
• Suma środków pieniężnych przyjętych przez BUP od jednego płatnika w danym miesiącu nie może przekraczać 10 000 euro.
• Transfer środków pieniężnych otrzymanych od użytkowników musi być dokonywany wyłącznie za pośrednictwem rachunku płatniczego utworzonego w tym celu w określonych instytucjach finansowych.
• Obowiązek posiadania ważnej umowy gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej lub ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej na rzecz użytkowników.
• Przed złożeniem zlecenia płatniczego, BUP jest obowiązane udostępnić użytkownikowi informacje dotyczące zakresu umowy i wysokości sumy gwarancyjnej. W przypadku wniosku o przekazanie tych informacji w formie papierowej lub na innym trwałym nośniku, BUP przekazuje je niezwłocznie po wykonaniu transakcji.
• Obowiązek złożenia w KNF dokumentu potwierdzającego zawarcie pierwszej umowy gwarancji/ubezpieczenia w terminie 7 dni od jej zawarcia, a następnie dokumentów potwierdzających każdorazowe zawarcie kolejnych umów.
• Okresowe przekazywanie KNF informacji o łącznej wartości i liczbie transakcji płatniczych wykonanych w poszczególnych miesiącach danego roku, w terminie do 31 stycznia następnego roku.
• Obowiązek zapewnienia rozwiązań organizacyjnych pozwalających na wyliczanie miesięcznej kwoty transakcji oraz realizację obowiązków AML.

Zmiana danych Biura Usług Płatniczych w Rejestrze

BUP jest zobowiązane do poinformowania KNF o każdej zmianie danych objętych wpisem do rejestru w terminie nie później niż 14 dni od dnia uzyskania informacji o zmianie. Zmiany te mogą dotyczyć:

• Zmiany nazwy BUP.
• Zmiany adresu siedziby BUP.
• Innych danych BUP.
• Zamiaru świadczenia usług płatniczych za pośrednictwem agenta.
• Zamiaru utworzenia oddziału BUP.

Wniosek o zmianę danych powinien zostać podpisany przez wnioskodawcę lub jego pełnomocnika. W przypadku działania przez pełnomocnika, do wniosku należy dołączyć pełnomocnictwo wraz z potwierdzeniem uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł. Wniosek o zmianę danych jest dostępny na stronie internetowej KNF. Wniosek można złożyć w taki sam sposób jak wniosek o wpis. Za zmianę wpisu w rejestrze nie pobiera się opłaty skarbowej.

Nadzór i kontrola działalności BUP prowadzona Przez KNF

KNF sprawuje nadzór nad działalnością BUP w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawa oraz ochrony interesów użytkowników. W ramach nadzoru, KNF posiada szerokie uprawnienia, w tym:

• Żądanie od BUP udzielenia informacji i wyjaśnień.
• Wydawanie zaleceń w formie pisemnej. Zalecenia w formie elektronicznej doręczane są na adres do doręczeń elektronicznych.
• Udzielanie upomnień oraz wzywanie do usunięcia stwierdzonych naruszeń w wyznaczonym terminie.
• Nakładanie kar pieniężnych na osobę zarządzającą lub członków organu statutowego odpowiedzialnych za naruszenia.
• Wydanie decyzji o wykreśleniu BUP z rejestru w przypadku stwierdzenia poważnych naruszeń prawa lub niezastosowania się do zaleceń/nakazów KNF.

W przypadku stwierdzenia naruszeń, KNF może także nałożyć na dostawców karę pieniężną do wysokości 100 000 zł, nie więcej jednak niż do wysokości 1% przychodu z tytułu świadczenia usług płatniczych wykazanego w ostatnim zbadanym sprawozdaniu finansowym, a w przypadku braku obowiązku badania – nie wyższą niż 10% przychodu wykazanego w ostatnim sprawozdaniu.

BUP jest obowiązane informować KNF o przekroczeniu średniej całkowitej kwoty transakcji płatniczych. Przekroczenie limitu może skutkować koniecznością dostosowania działalności lub złożenia wniosku o wpis do rejestru małych instytucji płatniczych.

KNF informuje Komisję Europejską o liczbie biur usług płatniczych oraz całkowitej kwocie transakcji płatniczych wykonanych przez te biura w danym roku. Dane te są również udostępniane Narodowemu Bankowi Polskiemu (NBP).

Wykreślenie Biura Usług Płatniczych z Rejestru

Wykreślenie BUP z rejestru może nastąpić na wniosek samego biura. Formularz wniosku o wykreślenie jest dostępny na stronie KNF. Wniosek o wykreślenie nie podlega opłacie skarbowej. Należy pamiętać, że wykreślenie z datą wsteczną nie jest możliwe, a w przypadku planowanego wykreślenia z datą przyszłą, należy ją wskazać we wniosku. KNF nie wydaje zaświadczeń o wykreśleniu. Status wpisu można śledzić w jawnym rejestrze.

KNF może również dokonać wykreślenia BUP z rejestru z urzędu w następujących przypadkach:

• Złożenia wniosku o wykreślenie przez BUP.
• Stwierdzenia rażącego naruszenia warunków wymaganych do wykonywania działalności.
• Zaprzestania wykonywania działalności przez BUP.
• Wykreślenia przedsiębiorcy z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).
• Niezłożenia dokumentu potwierdzającego zawarcie umowy gwarancji/ubezpieczenia.

Informacja o wykreśleniu jest publicznie dostępna w rejestrze KNF.

Różnice między Biurem Usług Płatniczych a Małą Instytucją Płatniczą

Biuro Usług Płatniczych (BUP) i Mała Instytucja Płatnicza (MIP) są dwoma różnymi kategoriami dostawców usług płatniczych w Polsce, podlegającymi odrębnym regulacjom i wpisom do rejestrów. Oto kluczowe różnice między nimi:

1. Zakres świadczonych usług płatniczych:

• BUP jest uprawnione do świadczenia wyłącznie usługi przekazu pieniężnego.
• MIP może świadczyć szerszy zakres usług płatniczych, wymienionych w art. 3 ust. 1 pkt 1–6, które obejmują m.in. przyjmowanie i wypłacanie gotówki, wykonywanie transakcji płatniczych (polecenia zapłaty, przelewy, przy użyciu kart), wydawanie instrumentów płatniczych. MIP nie może natomiast świadczyć usług inicjowania transakcji płatniczej (art. 3 ust. 1 pkt 7) ani usługi dostępu do informacji o rachunku (art. 3 ust. 1 pkt 8).

2. Limity transakcji płatniczych:

• Działalność BUP podlega limitowi średniej całkowitej kwoty transakcji płatniczych z poprzednich 12 miesięcy, która nie może przekraczać równowartości 500 000 euro miesięcznie.
• Działalność MIP podlega limitowi średniej całkowitej kwoty transakcji płatniczych z poprzednich 12 miesięcy, która nie może przekraczać równowartości 1 500 000 euro miesięcznie.

4. Prowadzenie innej działalności gospodarczej:

• Zarówno BUP, jak i MIP mogą prowadzić działalność gospodarczą inną niż świadczenie usług płatniczych. Hybrydowe biuro usług płatniczych może wykonywać, oprócz usługi przekazu pieniężnego, inną działalność gospodarczą. Podobnie, hybrydowa mała instytucja płatnicza może wykonywać inną działalność gospodarczą oprócz usług płatniczych wymienionych w art. 3 ust. 1 pkt 1-6 oraz działalności, o której mowa w art. 74 ust. 1 pkt 1 i ust. 3.

5. Rachunek płatniczy do transferu środków:

• MIP dokonuje transferu środków pieniężnych otrzymanych od płatnika na rachunek płatniczy odbiorcy w drodze polecenia przelewu wyłącznie za pośrednictwem rachunku płatniczego utworzonego do takich transferów, prowadzonego przez określonych dostawców (m.in. krajowe instytucje płatnicze, banki). Środki na tym rachunku są wolne od zajęcia egzekucyjnego, z wyjątkiem roszczeń użytkowników z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usług płatniczych za jego pośrednictwem.
• BUP również ma obowiązek posiadania rachunku płatniczego przeznaczonego do wykonywania usługi przekazu pieniężnego, prowadzonego przez określonych dostawców. Środki na tym rachunku są wolne od zajęcia egzekucyjnego, z wyjątkiem roszczeń użytkowników z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi przekazu pieniężnego za jego pośrednictwem.

6. Agenci i oddziały:

• Zarówno BUP, jak i MIP mogą prowadzić swoją działalność za pośrednictwem agentów. Dane agentów są zamieszczane w rejestrze dostawców usług płatniczych i wydawców pieniądza elektronicznego.
• BUP może tworzyć oddziały wyłącznie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Dane oddziałów również są zamieszczane w rejestrze. Przepisy dotyczące agentów (art. 84-90) stosuje się odpowiednio do MIP.

Podsumowując, głównymi różnicami są zakres dozwolonych usług płatniczych oraz limity wartości transakcji. BUP jest ograniczone do świadczenia wyłącznie usługi przekazu pieniężnego z niższym limitem transakcji, podczas gdy MIP może oferować szerszy zakres usług płatniczych (z wyłączeniem inicjowania transakcji i dostępu do informacji o rachunku) z wyższym limitem transakcji.

Podsumowanie i wnioski

Biura Usług Płatniczych stanowią istotny element infrastruktury usług płatniczych w Polsce, umożliwiając realizację przekazów pieniężnych. Ich działalność podlega rygorystycznym regulacjom i nadzorowi KNF, co ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa i stabilności rynku. Przedsiębiorcy zainteresowani prowadzeniem działalności jako BUP muszą spełnić szereg warunków formalnych i organizacyjnych oraz uzyskać wpis do rejestru KNF.

W trakcie prowadzenia działalności, BUP są zobowiązane do przestrzegania wielu obowiązków oraz podlegają ciągłemu nadzorowi ze strony KNF. Korzystanie z usług BUP wymaga od użytkowników świadomości regulacji i możliwości weryfikacji wpisu danego podmiotu w jawnym rejestrze KNF. W przypadku pytań lub wątpliwości, KNF udostępnia dane kontaktowe, umożliwiając uzyskanie dodatkowych informacji.

Słownik kluczowych pojęć

• Biuro Usług Płatniczych (BUP): Przedsiębiorca wpisany do rejestru biur usług płatniczych, uprawniony do świadczenia określonych usług płatniczych, w szczególności usługi przekazu pieniężnego.
• Usługi Płatnicze: Działalność polegająca na przyjmowaniu wpłat gotówki i dokonywaniu wypłat gotówki, wykonywaniu transakcji płatniczych, w tym transferu środków pieniężnych, oraz inne usługi związane z pieniądzem elektronicznym i systemami płatności.
• Przekaz Pieniężny: Usługa płatnicza polegająca na przyjmowaniu środków pieniężnych od płatnika bez otwierania rachunku płatniczego dla płatnika lub odbiorcy i przekazywaniu ich odbiorcy lub innemu dostawcy płatności.
• Agent: Podmiot działający w imieniu i na rzecz biura usług płatniczych w zakresie świadczonych usług płatniczych.
• KNF (Komisja Nadzoru Finansowego): Organ nadzoru nad rynkiem finansowym w Polsce, w tym nad biurami usług płatniczych. Odpowiedzialny za rejestrację, nadzór i egzekwowanie przepisów dotyczących BUP.
• Rejestr Biur Usług Płatniczych: Publicznie dostępny rejestr prowadzony przez KNF, zawierający informacje o podmiotach uprawnionych do prowadzenia działalności jako biuro usług płatniczych.
• Limit Przekazu Pieniężnego: Maksymalna suma środków pieniężnych przyjętych przez BUP od jednego płatnika w danym miesiącu (obecnie 10 000 euro).
• Rachunek Płatniczy do Transferów: Specjalny rachunek bankowy, prowadzony przez określone instytucje finansowe, wykorzystywany przez BUP wyłącznie do transferu środków pieniężnych otrzymanych od użytkowników.
• Gwarancja Bankowa/Ubezpieczeniowa/Umowa Ubezpieczenia: Forma zabezpieczenia środków pieniężnych otrzymanych przez BUP od użytkowników, mająca na celu ochronę tych środków.
• Obowiązek Informacyjny: Wymóg udostępniania przez BUP użytkownikom informacji dotyczących sposobu ochrony ich środków finansowych przed złożeniem zlecenia płatniczego.
• Sprawozdawczość: Obowiązek okresowego przekazywania przez BUP do KNF informacji o wartości i liczbie wykonanych transakcji płatniczych.
• Wykreślenie z Rejestru: Proces formalny powodujący utratę uprawnień do prowadzenia działalności jako biuro usług płatniczych

Najczęściej zadawane pytania – Biuro Usług Płatniczych