Kim są RCA bliscy współpracownicy PEP i dlaczego są kluczowi w przeciwdziałaniu praniu pieniędzy?

Osoba Zajmująca Eksponowane Stanowisko Polityczne (PEP) to termin prawny odnoszący się do osób fizycznych, które zajmują lub zajmowały znaczące stanowiska lub pełniły znaczące funkcje publiczne. Status PEP wiąże się z podwyższonym ryzykiem korupcji i prania pieniędzy. W kontekście przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) i finansowaniu terroryzmu (FT), regulacje prawne nie ograniczają się jedynie do samych PEP, ale obejmują również ich Rodzinę i Bliskich Współpracowników (RCA – Relatives and Close Associates). Wynika to z faktu, iż osoby te mogą być wykorzystywane do ukrywania pochodzenia nielegalnych środków. Zatem, identyfikacja i monitorowanie RCA jest kluczowym elementem skutecznych procedur AML.

Definicja RCA – bliscy współpracownicy PEP: Kto jest kim?

Polska ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (ustawa AML) precyzyjnie definiuje zarówno członków rodziny PEP, jak i bliskich współpracowników PEP.

• Członkowie rodziny PEP:
  • Zgodnie z art. 2 ust. 2 pkt 3 ustawy AML, do członków rodziny PEP zalicza się:
    • Małżonka lub osobę pozostającą we wspólnym pożyciu.
    • Dziecko PEP i jego małżonka lub osobę pozostającą we wspólnym pożyciu.
    • Rodziców PEP.
  • Warto zaznaczyć, że na poziomie Unii Europejskiej trwają prace nad rozszerzeniem definicji członków rodziny PEP, szczególnie w odniesieniu do osób zajmujących najwyższe stanowiska. Nadchodzące Rozporządzenie AML (UE) 2024/1624, które ma wejść w życie 10 lipca 2027 r., wprowadzi dodatkowe kategorie, takie jak rodzeństwo.
• Bliscy współpracownicy PEP:
  • Definicja bliskiego współpracownika PEP, zawarta w art. 2 ust. 2 pkt 12 ustawy AML, obejmuje:
    • Osoby fizyczne będące beneficjentami rzeczywistymi osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustów wspólnie z PEP.
    • Osoby fizyczne utrzymujące z PEP inne bliskie stosunki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Może to dotyczyć np. prowadzenia wspólnej działalności gospodarczej lub posiadania udziałów w tych samych spółkach.
    • Osoby fizyczne będące jedynym beneficjentem rzeczywistym podmiotu prawnego lub porozumienia prawnego, o których wiadomo, że zostały utworzone w celu uzyskania faktycznej korzyści przez PEP.
  • Ustalenie statusu bliskiego współpracownika może być bardziej złożone i wymagać od instytucji obowiązanych wnikliwej analizy relacji klienta z PEP.

Dlaczego RCA są istotne w kontekście AML?

Ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu związane z PEP jest wyższe ze względu na ich dostęp do wpływów i potencjalną podatność na korupcję. Osoby z otoczenia PEP, takie jak członkowie ich rodzin i bliscy współpracownicy, mogą być wykorzystywane do transferowania i ukrywania nielegalnie uzyskanych środków. Przykładowo, środki pochodzące z korupcji mogą być deponowane na rachunkach bankowych członków rodziny PEP lub inwestowane w podmioty kontrolowane przez bliskich współpracowników.

Należy przy tym podkreślić, że posiadanie statusu RCA samo w sobie nie przesądza o zaangażowaniu w działalność przestępczą. Status ten jednak automatycznie generuje podwyższone ryzyko w ocenie instytucji obowiązanych i skutkuje koniecznością stosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego.

Obowiązki instytucji obowiązanych wobec RCA

Instytucje obowiązane, w ramach stosowania środków należytej staranności wobec klienta (CDD), mają obowiązek identyfikowania nie tylko klientów będących PEP, ale także tych, którzy są ich członkami rodziny lub bliskimi współpracownikami. W przypadku zidentyfikowania klienta lub beneficjenta rzeczywistego o statusie RCA, instytucje obowiązane są zobowiązane do stosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego (BF). Katalog tych środków obejmuje między innymi:

• Ustalenie tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego oraz weryfikację ich tożsamości na podstawie wiarygodnych źródeł.
• Ustalenie źródła majątku klienta. Często odbywa się to na podstawie oświadczenia klienta.
• Ustalenie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta w ramach stosunków gospodarczych lub transakcji.
• Bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych.
• Zwiększoną częstotliwość analizy transakcji.
• Uzyskanie akceptacji kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie lub kontynuację stosunków gospodarczych z RCA. Definicja „kadry kierowniczej wyższego szczebla” może obejmować członka zarządu, dyrektora lub wykwalifikowanego pracownika w zakresie ryzyka prania pieniędzy.
• W odniesieniu do stosunków gospodarczych lub transakcji z państwami trzecimi wysokiego ryzyka, przepisy nakładają dodatkowe wzmocnione środki należytej staranności.

Ponadto, instytucje obowiązane mają obowiązek stosowania środków uwzględniających ryzyko w stosunku do PEP przez co najmniej 12 miesięcy od dnia zaprzestania zajmowania przez niego eksponowanego stanowiska politycznego. Okres ten może być przedłużony do momentu ustalenia, że nie wiąże się z tą osobą wyższe ryzyko. Analogiczne zasady stosuje się do RCA.

Jak ustalić status RCA?

Ustawa AML nie zawiera wyczerpującego katalogu czynności weryfikacyjnych służących ustaleniu statusu RCA. Instytucje obowiązane są zobowiązane do wdrożenia własnych procedur wewnętrznych opartych na analizie ryzyka. Wybór konkretnych metod weryfikacji zależy od specyfiki działalności instytucji oraz zidentyfikowanego poziomu ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Do najczęściej stosowanych metod identyfikacji RCA należą:

• Analiza oświadczeń klientów (tzw. oświadczenia PEP). Oświadczenia te często zawierają pytania dotyczące statusu PEP klienta, jego członków rodziny oraz bliskich współpracowników. Należy pamiętać, że składanie fałszywych oświadczeń podlega odpowiedzialności karnej. Niemniej, samo oświadczenie nie zwalnia instytucji z obowiązku weryfikacji.
• Wykorzystanie komercyjnych baz danych PEP i list restrykcyjnych. Bazy te często zawierają informacje o PEP oraz powiązanych z nimi RCA. Należy jednak pamiętać, że listy te mogą nie być zawsze kompletne lub aktualne. Ponadto, identyfikacja na podstawie samego imienia i nazwiska może być niewystarczająca.
• Analiza dostępnych informacji publicznych.
• Kontakt z klientem w celu potwierdzenia lub zaprzeczenia statusu PEP oraz powiązań z PEP.
• Wewnętrzne procedury i systemy AML instytucji obowiązanej.
• Korzystanie z wykazu krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących PEP, publikowanego przez Ministra Finansów. Od 20 listopada 2023 roku obowiązuje znowelizowane rozporządzenie doprecyzowujące ten katalog. Unia Europejska również opublikowała skompilowany wykaz znaczących funkcji publicznych w państwach członkowskich.

Bieżąca aktualizacja informacji o klientach jest kluczowym elementem procesu identyfikacji i monitorowania RCA:

• W przypadku wątpliwości co do statusu RCA, instytucje obowiązane powinny dokonać szczegółowej analizy dostępnych informacji i w razie potrzeby skontaktować się z klientem.
• Szkolenia dla pracowników instytucji obowiązanych w zakresie identyfikacji PEP i RCA są kluczowe dla zapewnienia skuteczności procedur AML.
• Współpraca z organami nadzoru (GIIF) w zakresie interpretacji przepisów dotyczących PEP i RCA może być pomocna dla instytucji obowiązanych.

Oświadczenia PEP a RCA

Oświadczenie PEP jest jednym z narzędzi wykorzystywanych przez instytucje obowiązane do ustalenia, czy klient lub beneficjent rzeczywisty posiada status PEP oraz czy jest powiązany z PEP jako członek rodziny lub bliski współpracownik. Wzór oświadczenia może obejmować zapytanie o to, czy klient jest lub był w ciągu ostatnich 12 miesięcy PEP, bliskim współpracownikiem PEP lub członkiem rodziny PEP. Oświadczenie powinno odnosić się do definicji zawartych w ustawie AML. Niemniej, jak już wspomniano, sama deklaracja klienta nie zwalnia instytucji obowiązanej z obowiązku weryfikacji jego statusu na podstawie innych dostępnych informacji.

Zmiany w przepisach dotyczących RCA (UE)

Unia Europejska podejmuje ciągłe wysiłki w celu wzmocnienia regulacji dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. W dniu 31 maja 2024 r. przyjęto pakiet zmian w zakresie AML, który będzie miał istotny wpływ na definicje i obowiązki związane z PEP i RCA. W szczególności, Rozporządzenie AML (UE) 2024/1624, które zacznie obowiązywać od 10 lipca 2027 r., może wprowadzić rozszerzone definicje PEP i RCA, obejmujące szerszy krąg osób. Planowane zmiany mogą dotyczyć na przykład rozszerzenia kategorii członków rodziny dla osób zajmujących najwyższe stanowiska publiczne. Instytucje obowiązane powinny na bieżąco śledzić te zmiany w przepisach, aby zapewnić zgodność swoich procedur AML z obowiązującym prawem.

Podsumowanie

Identyfikacja Rodziny i Bliskich Współpracowników Osób Zajmujących Eksponowane Stanowiska Polityczne (RCA) jest fundamentalnym elementem skutecznego systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Instytucje obowiązane mają obowiązek stosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego wobec klientów o statusie RCA, co wymaga wnikliwych procedur identyfikacyjnych i bieżącego monitorowania. Wykorzystanie oświadczeń klientów, komercyjnych baz danych oraz analizy informacji publicznych to kluczowe metody ustalania statusu RCA. W kontekście ewoluujących przepisów na poziomie Unii Europejskiej, instytucje obowiązane muszą zachować szczególną czujność i dostosowywać swoje procedury, aby skutecznie zarządzać ryzykiem związanym z PEP i ich otoczeniem.

Glosariusz kluczowych terminów

• Osoba Zajmująca Eksponowane Stanowisko Polityczne (PEP): Osoba fizyczna, która zajmuje lub zajmowała znaczące stanowisko lub pełniła znaczną funkcję publiczną (np. głowa państwa, szef rządu, minister, sędzia najwyższego szczebla). Status ten wiąże się z wyższym ryzykiem korupcji.
• Rodzina i Bliscy Współpracownicy (RCA – Relatives and Close Associates): Termin obejmujący członków rodziny PEP oraz osoby znane jako bliscy współpracownicy PEP. Są oni objęci regulacjami AML ze względu na potencjalne wykorzystanie do ukrywania nielegalnych środków.
• Przeciwdziałanie Praniu Pieniędzy (AML – Anti-Money Laundering): Zbiór przepisów, procedur i działań mających na celu zapobieganie wprowadzaniu do legalnego obiegu środków finansowych pochodzących z nielegalnych źródeł.
• Finansowanie Terroryzmu (FT – Financing of Terrorism): Dostarczanie lub gromadzenie środków finansowych z zamiarem ich wykorzystania do popełnienia przestępstw o charakterze terrorystycznym.
• Instytucje Obowiązane: Podmioty, na które przepisy AML nakładają obowiązki w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (np. banki, instytucje finansowe, notariusze).
• Środki Należytej Staranności wobec Klienta (CDD – Customer Due Diligence): Proces identyfikacji i weryfikacji tożsamości klienta oraz oceny ryzyka związanego z daną relacją biznesową lub transakcją.
• Beneficjent Rzeczywisty (UBO – Ultimate Beneficial Owner): Osoba fizyczna lub osoby fizyczne sprawujące bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad klientem lub w imieniu których przeprowadzana jest transakcja lub działalność.
• Wzmożone Środki Bezpieczeństwa Finansowego (EDD – Enhanced Due Diligence): Dodatkowe środki należytej staranności stosowane w przypadku wyższego ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, np. wobec PEP i RCA.
• Oświadczenie PEP: Oświadczenie składane przez klienta instytucji obowiązanej, dotyczące jego statusu jako PEP, członka rodziny PEP lub bliskiego współpracownika PEP.
• Rozporządzenie AML (UE) 2024/1624: Akt prawny Unii Europejskiej zawierający zmiany w regulacjach dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy, w tym definicji PEP i RCA, który ma wejść w życie 10 lipca 2027 r.
• GIIF (Generalny Inspektor Informacji Finansowej): Polski organ administracji rządowej odpowiedzialny za przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Najczęściej zadawane pytania – RCA bliscy współpracownicy PEP